10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?
05.08.2015
6849

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Правописание в электронных сообщениях

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Деловые электронные сообщения на английском языке

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Пройдите бесплатный вводный урок
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Статьи по темам
Самое читаемое
Время Present Simple в английском языке
Время Present Simple в английском языке

Чтобы правильно говорить по-английски, недостаточно просто выучить слова. Необходимо соблюдать порядок этих слов в предложении и уметь правильно согласовывать их по временам. В английском языке 12 времен. В повседневной жизни даже носители языка не пользуются сразу всеми временами.

71304 просмотров
11 эффективных способов запоминания английских слов
11 эффективных способов запоминания английских слов

Научно доказанные методы и хитрые мнемонические приемы для пополнения словарного запаса

139917 просмотров
Виды вопросов в английском языке
Виды вопросов в английском языке

Пять типов вопросов, их применение и грамматические нюансы

101202 просмотров
Рассказ о себе на английском собеседовании
Рассказ о себе на английском собеседовании

Рассказ о себе на английском — важнейшая часть рабочего интервью. О том, как правильно ответить на вопрос «Could you describe yourself?», читайте в нашей статье. Важные советы, примеры удачных ответов с переводом — все для вашего успеха на собеседовании!

200841 просмотров
Описание внешности на английском языке
Описание внешности на английском языке

Слова и выражения, которые помогут описать себя, знакомого и улыбающегося парня с фотостока

259270 просмотров
15 полезных правил написания чисел в английском
15 полезных правил написания чисел в английском

Использовать цифры или прописать словами? Как пишутся числа в английском языке: читаем, запоминаем.

55778 просмотров
Все приветствия в английском языке
Все приветствия в английском языке

Какие слова и выражения использовать, чтобы поприветствовать друга, начальника компании или нового знакомого? Сегодня мы расскажем о всех возможных вариантах устных приветствий на английском, а также объясним, как вести деловую переписку.

178172 просмотров
100 полезных разговорных фраз на английском
100 полезных разговорных фраз на английском

ТОП-100 полезных английских фраз для туристов и путешественников: с ними вы будете готовы к любой неожиданной ситуации. Теперь – в формате, удобном для печати. Распечатайте, выучите, путешествуйте и общайтесь!

292407 просмотров
Неправильные глаголы
Неправильные глаголы английского языка

Таблица неправильных глаголов в английском — все равно что таблица умножения в математике. Основа основ! В этой статье мы приведем примеры разных типов глаголов, дадим списки из 50 основных неправильных глаголов и 200 для продвинутого уровня.

556733 просмотров
Слоги в английском языке и их правила чтения
Слоги в английском языке и их правила чтения

Узнайте, какие бывают типы слогов в английском языке, чтобы читать по-английски правильно.

113498 просмотров
Как правильно писать эссе на английском языке

Написание эссе входит в программу известнейших международных экзаменов на знание английского языка, таких как TOEFL и CPE. Воспользуйтесь нашими советами и рекомендациями!

87090 просмотров
5 простых правил порядка слов в английском
5 простых правил порядка слов в английском

Порядок слов в английском очень важен, но описать его не сложно, для этого достаточно нескольких простых правил. Каких? Разберемся по порядку!

145830 просмотров