Как успешно провести телеконференцию: алгоритм действий и спасительные фразы

Вас пугают телеконференции? Узнайте, как себя вести и что говорить, чтобы не быть молчаливым свидетелем чужой беседы.
05.08.2015
7686

Не так страшен conference call…

Большая часть нашей аудитории (более 50%) изучает английский язык для работы, будущей или текущей. Все мы понимаем, что без знания английского бывает трудно достичь высот в карьерной лестнице.

Многие из наших учеников и посетителей сайта работают в многонациональных корпорациях, имеют зарубежных партнеров. Наверняка, по работе им приходилось участвовать в телеконференциях по Скайпу или телефону. И очень многим знакомо чувство тревоги, неуверенности в себе, даже страха перед ответственным разговором (известны случаи, когда менеджеры прятались в офисных закоулках, лишь бы не участвовать в «коференц-колле»).

Прочитав нашу статью, вы получите заряд уверенности в собственных силах: по крайней мере, у вас будет алгоритм поведения до и во время телеконференции и ключевые фразы, которые помогут вам провести любой conference call на высшем уровне.

Подготовка к телеконференции

«Victory lies in preparation» – «Победа любит подготовку», и для проведения успешной телеконференции вам нужно заранее позаботиться о следующих моментах:

1. Сообщите своим будущим собеседникам точное время проведения телеконференции, обязательно с указанием часового пояса или разницы во времени, например, GMT+3, British Summer Time, «we’re 5 hours ahead/behind you” («мы на 5 часов вас опережаем/от вас отстаем»).

Убедитесь, что назначенное время удобно для противоположной стороны:  

Please let me know if the timings seem okay.

Пожалуйста, сообщите, удобно ли вам назначенное время.

2. Заранее вышлите всем участникам план разговора agenda»):

Please find a proposed agenda attached.

Предполагаемый план разговора прилагается.

3. Если с вашей стороны в конференции участвует несколько человек, соберитесь на 5-10 минут раньше назначенного времени и обсудите вашу общую позицию по рассматриваемым вопросам.
Совет: Иногда вам придется «заполнять паузы», которые могут возникнуть во время конференции. Поэтому заранее сделайте несколько «домашних заготовок»: вы должны уметь поговорить о погоде, о разнице во времени It must be very early over there» – «У вас, должно быть, еще очень рано») и на подобные нейтральные темы.  

Начало телеконференции

Начните конференцию с «переклички»:

Please, can everyone introduce themselves?

Прошу всех представиться.

Если кто-либо из заявленных ранее участников конференции с вашей стороны не явился или в вашей команде «произошла замена», сообщите об этом:

Alex couldnt make it.

Alex can't join today.

Алексу не удалось принять участие в нашей конференции.

Alex’s place will be taken by…

Вместо Алекса в разговоре примет участие…

Если с вашей стороны кто-либо из участников должен будет покинуть телеконференцию, сообщите об этом в самом начале:

Alex has to leave early.

Алекс вынужден будет покинуть нас раньше.

Сразу же напомните пункты ранее высланного плана конференции:

And the third point on the agenda is…

И третьим пунктом на повестке дня будет…

Чтобы телеконференция прошла организованно, сориентируйте участников по поводу ее длительности:

If we can keep to the timings on the agenda, we should be finished by three.

Если мы будем придерживаться повестки дня, мы закончим к 15:00.

Videoconference

Основная часть конференции

Во время телеконференции вам могут пригодиться следующие фразы:

Is everyone on?

Все собрались?

Should we wait for anyone else?

Должны ли мы кого-то подождать?

Is [Name] joining the call today?

Присоединится ли к нам сегодня [имя]?

 [Name] is finishing up on another call and will be joining shortly.

[Имя] заканчивает разговор по другой линии и скоро к нам присоединится.

I guess we can get started.

Я думаю, можно начинать.

Does everyone hear that echo? How do we get rid of it?

Все слышат это эхо? Как нам избавиться от него?

Can we have mobile phones off this time?

Не могли бы все присутствующие отключить мобильные телефоны?

Hi, who joined?

Здравствуйте, кто к нам присоединился?

I think [Name] dropped off.

Я думаю, [имя] отключился.

Are you still with us [Name]?

[Имя], вы все еще с нами?

Let’s comment on it one by one.

Давайте каждый это прокомментирует.

[Name], did you want to say something about this?

[Имя], вы хотите что-то сказать по этому поводу?​

Как избежать недопонимания

Основная проблема телеконференций – недопонимание. Вы не поняли или не расслышали слово и боитесь перебить собеседника… И непонимание растет как снежный ком: вы растеряны, собеседник сбит с толку…

Так вот: не бойтесь «перебивать»! Многие из нас испытывают настоящий ужас при мысли, что придется «перебить» собеседника – но прерывать собеседника во время телеконференции не просто можно, но и нужно! Только делать это следует вежливо и тактично.

Когда вам нужно прервать собеседника, четко произнесите его имя и назовитесь сами. Называя собеседника по имени, вы привлекаете его внимание и как бы обязываете его ответить. Да и собеседнику легче отвечать, когда он понимает, с кем говорит.

John, it’s Alex from the head office.

Джон, это Алекс из головного офиса.

John, it’s Alex again.

Джон, это снова Алекс.

«Перебивая», будьте вежливы, но настойчивы:

Can I just interrupt here?

Я могу вас прервать?

Can I just come in here?

Я могу вставить слово?

Can I just say something?

Я могу кое-что добавить?

I’d like to say something here.

Я хотел(а) бы кое-что сказать.

Keep calm and conference call

Но разберемся в причинах непонимания: вы можете или не понять иностранную речь, или не расслышать сказанное.

Если вы услышали новое для себя слово, вам сложно разобраться в языковой конструкции или вы не знаете какой-либо идиомы, вы можете (и должны) попросить собеседника объяснить смысл сказанного другими словами или произнести то же самое медленнее:

Could you explain what you mean, please?

Вы не могли бы объяснить, что вы имеете в виду?

Could you explain that in another way for me, please?

Вы не могли бы объяснить это другими словами?

Could you speak more slowly please?

Вы не могли бы говорить помедленнее?

Если из-за проблем на линии, помех, недостаточной громкости устройства или просто по невнимательности вы не расслышали сказанное, используйте одно из следующих выражений:

I’m sorry, I didn’t hear what you said.

Извините, я не расслышал(а), что вы сказали.

I’m afraid I didn’t hear that.

Боюсь, я не расслышал(а).

Can you speak a little louder?

Вы не могли бы говорить громче?

Could you repeat it, please?

Вы не могли бы повторить?

Could you say it again, please?

И постарайтесь больше не SMS-ить во время конференций!

Если вам нужно сделать перерыв в разговоре, вам пригодятся следующие фразы:

Can I suggest we take a five-minute break here?

Я могу предложить сделать пятиминутный перерыв?

I need to leave for ten minutes.

Мне нужно отлучиться на 10 минут.

А вернувшись, вы можете вновь подключиться к разговору:

It’s Ann. I’m back on line again.

Это Анна. Я снова на линии.

Завершая конференцию

В конце разговора убедитесь, что все желающие высказались:

Does anyone have anything else to discuss?

Нет ли еще вопросов для обсуждения?

И закончите конференцию, подводя итоги согласно пунктам первоначального плана:

First of all we agreed…

Прежде всего, мы согласовали/договорились…

Finally, we decided…

И, наконец, мы решили…

To summarize the call, …

Подводя итоги разговора, …

Попрощайтесь с участниками (постарайтесь перечислить всех поименно):

Thanks for calling!

Спасибо за звонок!
(если звонили вам)

Thanks for your time! Спасибо, что уделили время!
(если звонили вы)

Have a nice day!

Удачного дня!

Goodbye!

До свидания!

После чего, согласно правилам делового этикета, организатор телеконференции рассылает всем участникам электронные сообщения с итогами разговора (follow-up e-mails) и планами их будущей реализации.

Теперь вы сможете достойно поддержать разговор во время телеконференции – да что там, и провести её вы тоже сможете! А мы, как всегда, будем надеяться на ваш успех и ждать ваших комментариев.  

Читаем дальше:

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Собеседование по Скайпу: включил, увидел, убедил!

Деловой этикет в Британии

Деловой этикет в США

Пройдите бесплатный вводный урок
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Статьи по темам
Самое читаемое
Время Present Simple в английском языке
Время Present Simple в английском языке

Чтобы правильно говорить по-английски, недостаточно просто выучить слова. Необходимо соблюдать порядок этих слов в предложении и уметь правильно согласовывать их по временам. В английском языке 12 времен. В повседневной жизни даже носители языка не пользуются сразу всеми временами.

80406 просмотров
Праздники и традиции: Праздники в США
Праздники и традиции: Праздники в США

Изучая английский язык, важно понимать культуру англоязычных стран. Читайте наш рассказ про американские праздники, официальные и не очень, и заряжайтесь праздничным настроением!

100882 просмотров
10 фильмов для подростков на все случаи жизни
10 фильмов для подростков на все случаи жизни

Легко ли быть тинэйджером? Со временем школьные годы подергиваются романтическим флером, и взрослые склонны считать, что это было лучшее время в жизни. А вот сами подростки знают, что юность — время бесконечных проблем и испытаний. Мы собрали 10 фильмов, которые помогут подросткам пережить любые возрастные катаклизмы, а родителям — понять, что творится в головах у их стремительно взрослеющих детей. Обязательно смотреть вместе, желательно — в оригинале.

137701 просмотров
Как составить резюме (CV) на английском: 450 примеров
Как составить резюме (CV) на английском: 450 примеров

Резюме на английском языке: где найти пример даже для самой редкой специальности? Обзор англоязычных сайтов по трудоустройству с рекомендациями по составлению резюме (450 примеров). Работа мечты ждет вас!

187021 просмотров
Дом Восходящего Солнца: история, текст, перевод
Дом Восходящего Солнца: история, текст, перевод

Легендарная песня «Дом Восходящего Солнца»: грамматический разбор английского текста и перевод на русский язык. Изучайте английский по песням!

71845 просмотров
Как написать адрес на английском

Адрес на английском записывается в таком порядке: имя — номер дома — улица — квартира — город — индекс — страна. Хотите посмотреть примеры? Читайте статью!

358161 просмотров
100 способов признаться в любви на английском
100 способов признаться в любви на английском

Язык любви всегда был международным. Сегодня международным языком можно назвать и английский. В нашей статье они повстречали друг друга: здесь вы найдете 100 способов сказать «I love you» с переводом на русский, в том числе красивые цитаты и фразы из фильмов. Если любишь — признайся, и мир станет лучше!

128176 просмотров
Все приветствия в английском языке
Все приветствия в английском языке

Какие слова и выражения использовать, чтобы поприветствовать друга, начальника компании или нового знакомого? Сегодня мы расскажем о всех возможных вариантах устных приветствий на английском, а также объясним, как вести деловую переписку.

190782 просмотров
300 полезных английских слов и фраз для туристов
300 полезных английских слов и фраз для туристов

Английский для туристов: самые нужные 300 фраз, с которыми вы не пропадете в любой англоязычной стране. Словарики-памятки в подарок — распечатайте их и возьмите в дорогу!

1086443 просмотров
Чего вы не знали о суффиксах в английском
Чего вы не знали о суффиксах в английском

Примеры суффиксов в английском языке, которые несут самые разные значения. Давайте расширим знания этой важной темой.

102478 просмотров
15 полезных правил написания чисел в английском
15 полезных правил написания чисел в английском

Использовать цифры или прописать словами? Как пишутся числа в английском языке: читаем, запоминаем.

56895 просмотров
10 советов, как лучше изучать английский язык
10 советов, как лучше изучать английский язык

Какой способ изучения английского лучше выбрать? Все зависит от уровня владения языком, ваших целей и личных предпочтений. О том, как освоить язык в короткие сроки и сделать так, чтобы учеба давалась легко, мы и поговорим сегодня.

107525 просмотров