10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?
05.08.2015
3808

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Правописание в электронных сообщениях

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Деловые электронные сообщения на английском языке

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Пройдите бесплатный вводный урок compact
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Статьи по темам
Самое читаемое
100 популярных разговорных фраз на английском
100 популярных разговорных фраз на английском

Подходящие фразы выручат в любой ситуации: они помогут поддержать разговор и сделают речь живой и непринужденной. Распечатайте и выучите!

819017 просмотров
300 полезных английских слов и фраз для туристов
300 полезных английских слов и фраз для туристов

Английский для туристов: самые нужные 300 фраз, с которыми вы не пропадете в любой англоязычной стране. Словарики-памятки в подарок — распечатайте их и возьмите в дорогу!

318383 просмотров
Неправильные глаголы
Неправильные глаголы английского языка

Таблица неправильных глаголов в английском — все равно что таблица умножения в математике. Основа основ! Хотите свободно говорить на языке? Выучите английские глаголы наизусть. В статье мы покажем, как легко запоминать разные типы глаголов, и приведем примеры с транскрипцией и переводом. В конце бонус: топ-200 неправильных глаголов и дополнительные материалы для изучения.

298107 просмотров
Чем отличаются американский и британский английский
Чем отличаются американский и британский английский

Британский и американский английский – это не одно и то же? Узнайте, чем они отличаются и чем похожи. Для тех, кто хочет «почувствовать разницу» – 5 проверочных упражнений!

168070 просмотров
Как написать адрес на английском

Адрес на английском записывается в таком порядке: имя — номер дома — улица — квартира — город — индекс — страна. Хотите посмотреть примеры? Читайте статью!

158936 просмотров
«Расскажи мне о себе»: описание внешности человека на английском
«Расскажи мне о себе»: описание внешности человека на английском

Как описать себя или друга на английском? Цвет глаз, волос и кожи, комплекция и походка. Лексика по теме «Внешность человека» с иллюстрациями, переводом и примерами.

157970 просмотров
Все времена глагола в английском языке

Present Perfect или Past Indefinite? Времена в английском — важнейшая тема грамматики. Все 12 времен английского глагола в нашей статье, с примерами и переводом.

156129 просмотров
Как правильно писать даты в английском языке
Как правильно писать даты в английском языке

Как писать даты на английском языке: главные правила и региональные особенности написания дат в английском и американском вариантах

151978 просмотров
100 полезных разговорных фраз на английском
100 полезных разговорных фраз на английском

ТОП-100 полезных английских фраз для туристов и путешественников: с ними вы будете готовы к любой неожиданной ситуации. Теперь – в формате, удобном для печати. Распечатайте, выучите, путешествуйте и общайтесь!

147575 просмотров
Как правильно писать русские имена английскими буквами?
Как правильно писать русские имена английскими буквами?

Вы незнакомы с правилами транслитерации и не знаете, как написать свое имя английскими буквами? Узнайте, как правильно пишутся ваши имя и фамилия на английском!

137451 просмотров
Рассказ о себе на английском собеседовании
Рассказ о себе на английском собеседовании

Рассказ о себе на английском — важнейшая часть рабочего интервью. О том, как правильно ответить на вопрос «Could you describe yourself?», читайте в нашей статье. Важные советы, примеры удачных ответов с переводом — все для вашего успеха на собеседовании!

127199 просмотров
Как составить резюме на английском
Все секреты составления хорошего резюме

От правильности составления резюме зависит успех вашего устройства на работу. Секреты, советы, нюансы – читайте и покоряйте карьерные вершины!

121299 просмотров