10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?
05.08.2015
4653

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Правописание в электронных сообщениях

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Деловые электронные сообщения на английском языке

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Пройдите бесплатный вводный урок
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Статьи по темам
Самое читаемое
Такие интересные английские традиции и обычаи
Такие интересные английские традиции и обычаи

Англичане, как и другие народы, имеют определенную репутацию. Она складывается в том числе из их древних традиций и обычаев. Каких? Читайте в нашей статье!

85237 просмотров
Виды вопросов в английском языке
Виды вопросов в английском языке

Пять типов вопросов, их применение и грамматические нюансы

68407 просмотров
15 полезных правил написания чисел в английском
15 полезных правил написания чисел в английском

Использовать цифры или прописать словами? Как пишутся числа в английском языке: читаем, запоминаем.

44855 просмотров
Кадр из клипа Chandelier
Перевод песни Chandelier певицы Sia

Причем здесь канделябр? Читайте полный текст песни Sia с переводом и комментариями — и узнаете!

60183 просмотров
Праздники и традиции: Праздники в Великобритании
Праздники и традиции: Праздники в Великобритании

Рассказ об официальных и народных праздниках Англии, Шотландии и Северной Ирландии, на русском и на английском. Прочтите о британских праздниках, фестивалях и торжественных днях — и присоединяйтесь к празднованию!

57109 просмотров
Рекомендательное письмо студенту на английском
Рекомендательное письмо студенту на английском

А вы знали, что типовые хвалебные фразы в письме-рекомендации студенту приемная комиссия игнорирует? О чем же тогда писать?

38447 просмотров
Рассказ о себе на английском собеседовании
Рассказ о себе на английском собеседовании

Рассказ о себе на английском — важнейшая часть рабочего интервью. О том, как правильно ответить на вопрос «Could you describe yourself?», читайте в нашей статье. Важные советы, примеры удачных ответов с переводом — все для вашего успеха на собеседовании!

147859 просмотров
Как написать адрес на английском

Адрес на английском записывается в таком порядке: имя — номер дома — улица — квартира — город — индекс — страна. Хотите посмотреть примеры? Читайте статью!

215819 просмотров
preview-image
100 самых главных глаголов английского языка

С этим списком глаголов вы сразу же заговорите по-английски! Скажите: «Я», добавьте глагол — и вот вы уже можете рассказать, какой вы герой!

150185 просмотров
Как образовать множественное число в английском?
Как образовать множественное число в английском?

Узнайте основные правила образования множественного числа, особые случаи употребления и исключения из правил

35992 просмотров
GET и его производные фразовые глаголы
GET и его производные фразовые глаголы

Сегодня мы разберем GET — один из самых распространенных глаголов в английском языке. Get используется во множестве устойчивых выражений и фразовых глаголов, которые мы рассмотрим в этой статье. Let’s get started!

37927 просмотров
5 простых правил порядка слов в английском
5 простых правил порядка слов в английском

Порядок слов в английском очень важен, но описать его не сложно, для этого достаточно нескольких простых правил. Каких? Разберемся по порядку!

70242 просмотров