10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?
05.08.2015
4587

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Правописание в электронных сообщениях

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Деловые электронные сообщения на английском языке

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Пройдите бесплатный вводный урок
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Статьи по темам
Самое читаемое
Как образовать множественное число в английском?
Как образовать множественное число в английском?

Узнайте основные правила образования множественного числа, особые случаи употребления и исключения из правил

35807 просмотров
Как составить резюме (CV) на английском: 450 примеров
Как составить резюме (CV) на английском: 450 примеров

Резюме на английском языке: где найти пример даже для самой редкой специальности? Обзор англоязычных сайтов по трудоустройству с рекомендациями по составлению резюме (450 примеров). Работа мечты ждет вас!

131041 просмотров
Время Present Continuous
Время Present Continuous

Оскар Уайльд как-то сказал:«I am so clever that sometimes I don’t understand a single word of what I am saying». — «Я такой умный, что иногда я не понимаю ни единого слова из того, что я говорю». В этой насмешливой фразе Уайльд использовал Present Continuous Tense — настоящее длительное время. Present Continuous является одним из самых часто используемых времен в английском языке, а в русском языке аналогов ему нет. Именно поэтому его изучению и пониманию необходимо уделить пристальное внимание.

35132 просмотров
10 фильмов для подростков на все случаи жизни

Легко ли быть тинэйджером? Со временем школьные годы подергиваются романтическим флером, и взрослые склонны считать, что это было лучшее время в жизни. А вот сами подростки знают, что юность — время бесконечных проблем и испытаний. Мы собрали 10 фильмов, которые помогут подросткам пережить любые возрастные катаклизмы, а родителям — понять, что творится в головах у их стремительно взрослеющих детей. Обязательно смотреть вместе, желательно — в оригинале.

49300 просмотров
Как правильно писать даты в английском языке
Как правильно писать даты в английском языке

Главную героиню-американку из сериала «Эмили в Париже» подвело то, что она не знала местный формат дат, когда бронировала столик во французском ресторане. Чтобы подобная ситуация не произошла с вами, если вы соберетесь в США, поговорим об основных аспектах использования дат в английской речи и на письме.

196924 просмотров
Как правильно писать эссе на английском языке

Написание эссе входит в программу известнейших международных экзаменов на знание английского языка, таких как TOEFL и CPE. Воспользуйтесь нашими советами и рекомендациями!

67952 просмотров
История и традиции Рождества в Великобритании и США
История и традиции Рождества в Великобритании и США

Что англичане называют «свинкой в одеяле»? Откуда пошел обычай целоваться под омелой? Кем был Санта-Клаус? И еще много вопросов и ответов в нашей статье о том, как и почему отмечают Рождество в Великобритании и США.

36917 просмотров
Простые правила окончаний слов в английском языке
Простые правила окончаний слов в английском языке

В английском языке не так много окончаний, но каждое из них несет важную грамматическую нагрузку. Вы легко освоите простые правила употребления окончаний ing, s, es, ed в английских словах.

89676 просмотров
Как написать адрес на английском

Адрес на английском записывается в таком порядке: имя — номер дома — улица — квартира — город — индекс — страна. Хотите посмотреть примеры? Читайте статью!

215111 просмотров
Как правильно писать русские имена английскими буквами?
Как правильно писать русские имена английскими буквами?

Заказали посылку с Амазона, а она ушла к другому получателю? Нам это знакомо! Дело могло быть в том, что ваше ФИО, написанное латиницей в графе получателя, было неверно записано. В нашей статье вы узнаете, как правильно написать по-английски мужские и женские имена, а также познакомитесь с английскими сочетаниями букв, которыми мы записываем русские буквы.

159846 просмотров
Рекомендательное письмо студенту на английском
Рекомендательное письмо студенту на английском

А вы знали, что типовые хвалебные фразы в письме-рекомендации студенту приемная комиссия игнорирует? О чем же тогда писать?

38275 просмотров
Праздники и традиции: Праздники в Великобритании
Праздники и традиции: Праздники в Великобритании

Рассказ об официальных и народных праздниках Англии, Шотландии и Северной Ирландии, на русском и на английском. Прочтите о британских праздниках, фестивалях и торжественных днях — и присоединяйтесь к празднованию!

56804 просмотров