Умение провести эффективную деловую встречу подразумевает наличие таких навыков, как знание делового языка, умение вести беседу, презентабельность и язык тела.
Давайте рассмотрим подробнее, что нужно, чтобы сделать деловые встречи действительно эффективными.
А кто, собственно, участвует в деловой встрече?
Чтобы определиться с составом на предстоящую деловую встречу, вам необходимо пропустить всех кандидатов через следующие фильтры:
- Чье участие просто необходимо для проекта?
- Кто нужен для принятия важных решений по проекту?
- Чье одобрение необходимо для продолжения работы в данном направлении?
Ответив на эти вопросы, вы не только определитесь, кто будет принимать участие в деловой встрече, но и нужна ли встреча вообще.
Затем согласуйте время проведения встречи с графиками свободного времени всех ее участников.
Умение организовать диалог
Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.
Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.
Подготовка, проработка и распределение ролей
Для того чтобы эффективно управлять деловой встречей, необходимо иметь подготовить и распределить четыре важных роли:
- Посредник
- Протоколист
- Лидер
- Рядовой участник
Каждый из участников встречи может выполнять любую из этих ролей, равно как и один участник может выполнять все эти роли. Для эффективности проводимой встречи необходимо обязательно разъяснить всем суть их ролей.
Подготовка участников к своим ролям может быть непрерывным процессом, что позволяет поддерживать участие и вовлеченность всех участников такой встречи.
Диалог до и после встречи
Для организации безупречной деловой встречи необходимо четко понимать, зачем вы собираетесь ее организовать?
Привлекайте максимально возможное число будущих участников к процессу планирования самой встречи. Будучи организатором, обратите внимание на следующие моменты:
- Повестка дня
- Состав участников
- Время и место проведения деловой встречи
- Подготовка материалов
- Аудио/видео оборудование для проведения презентаций
- Возможные особые обстоятельства и потребности
На будущее важно зафиксировать и распространить ключевые результаты проведенного мероприятия, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча завершилась, необходимо распространить эти результаты среди участников — отправить follow-up mail каждому из них.
Проверьте, знаете ли вы слова по теме
Читаем дальше:
