В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.
В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.
Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.
Подача основной идеи/смысла
В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.
Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.
Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:
- Dear Personnel Director:
On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of...
В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.
А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:
- Dear Personnel Director:
Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office...
Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.
Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.
Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:
- We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.
Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:
- We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.
Простота языка
Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.
Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.
Употребление активного и пассивного залога
Для пассивного залога в английском языке характерно следующее:
- Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
- Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
- Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).
Рассмотрим примеры:
- The presentation was arranged by the marketing department.
- It was stated that the winter was going to be warm.
Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.
Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:
- Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
- Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.
В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.
Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:
- Если действующее лицо неизвестно.
- Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
- Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.
Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.
Непредвзятость в письменной речи
Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.
В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.
Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.
Нейтральные названия должностей:
- Некорректно: Chairman
- Корректно: Chairperson
Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:
- Некорректно: Managers and their wives
- Корректно: Managers and their spouses
Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:
- Некорректно: As soon as the girls see new clients in the hall, they have to serve them within 5 minutes.
- Корректно: Once new clients appear in the hall, they are to be served in 5 minutes.
Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:
- Некорректно: Jane Atkinson made a good speech though she was apprentice.
- Корректно: Jane Atkinson made a good speech.
Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:
- Некорректно: Dear Gentlemen:
- Корректно: Executive Manager Jack Murphy:
Не используйте только мужские местоимения:
- Некорректно: Each senior manager must have his own vision of business strategy.
- Корректно: Each senior manager must have his or her own vision of business strategy.
Проверьте, знаете ли вы слова по теме
Читаем дальше:
Деловой английский для совещаний и конференций
Такие интересные английские традиции и обычаи
