Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде

Общение в мире бизнеса подчиняется особым законам. В чем особенности языка, принятого в деловых кругах Северной Америки?
05.08.2015
4525

В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.

В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.

Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.

Подача основной идеи/смысла

В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.

Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.

Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:

  • Dear Personnel Director:

On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of...

В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.

А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:

  • Dear Personnel Director:

Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office...

Деловое письмо в США

Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.

Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.

Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:

  • We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.

Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:

  • We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.

Простота языка

Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.

Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.

Употребление активного и пассивного залога

Для пассивного залога в английском языке характерно следующее:

  • Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
  • Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
  • Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).

Рассмотрим примеры:

  • The presentation was arranged by the marketing department.
  • It was stated that the winter was going to be warm.

Пассивный залог в деловом письме

Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.

Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:

  • Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
  • Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.

В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.

Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:

  • Если действующее лицо неизвестно.
  • Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
  • Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.

Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.

Пассивный залог в деловом письме

Непредвзятость в письменной речи

Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.

В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.

Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.

Нейтральные названия должностей:

  • Некорректно: Chairman
  • Корректно: Chairperson

Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:

  • Некорректно: Managers and their wives
  • Корректно: Managers and their spouses

Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:

  • Некорректно: As soon as the girls see new clients in the hall, they have to serve them within 5 minutes.
  • Корректно: Once new clients appear in the hall, they are to be served in 5 minutes.

Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:

  • Некорректно: Jane Atkinson made a good speech though she was apprentice.
  • Корректно: Jane Atkinson made a good speech.

Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:

  • Некорректно: Dear Gentlemen:
  • Корректно: Executive Manager Jack Murphy:

Не используйте только мужские местоимения:

  • Некорректно: Each senior manager must have his own vision of business strategy.
  • Корректно: Each senior manager must have his or her own vision of business strategy.

Читаем дальше:

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Деловой этикет в Британии

Такие интересные английские традиции и обычаи

Пройдите бесплатный вводный урок
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Самое читаемое
Описание внешности на английском языке
Описание внешности на английском языке

Слова и выражения, которые помогут описать себя, знакомого и улыбающегося парня с фотостока

207815 просмотров
Все времена глагола в английском языке

Present Perfect или Past Indefinite? Времена в английском — важнейшая тема грамматики. Все 12 времен английского глагола в нашей статье, с примерами и переводом.

316403 просмотров
5 простых правил порядка слов в английском
5 простых правил порядка слов в английском

Порядок слов в английском очень важен, но описать его не сложно, для этого достаточно нескольких простых правил. Каких? Разберемся по порядку!

85852 просмотров
Готовимся к собеседованию на английском языке: Топ-50 вопросов соискателю

Name five uses of a stapler without staples, — и другие, более традиционные вопросы на английском собеседовании. Начинаем подготовку!

72399 просмотров
200 фраз и выражений для пребывания в гостинице
200 фраз и выражений для пребывания в гостинице

Дайджест английских фраз и выражений, которые пригодятся вам во время пребывания в гостинице — распечатайте и возьмите с собой в поездку. Золотая коллекция, необходимая каждому путешественнику!

136175 просмотров
Чем отличаются американский и британский английский
Чем отличаются американский и британский английский

Британский и американский английский – это не одно и то же? Узнайте, чем они отличаются и чем похожи. Для тех, кто хочет «почувствовать разницу» – 5 проверочных упражнений!

590889 просмотров
Как составить резюме (CV) на английском: 450 примеров
Как составить резюме (CV) на английском: 450 примеров

Резюме на английском языке: где найти пример даже для самой редкой специальности? Обзор англоязычных сайтов по трудоустройству с рекомендациями по составлению резюме (450 примеров). Работа мечты ждет вас!

140283 просмотров
15 полезных правил написания чисел в английском
15 полезных правил написания чисел в английском

Использовать цифры или прописать словами? Как пишутся числа в английском языке: читаем, запоминаем.

48704 просмотров
11 эффективных способов запоминания английских слов
11 эффективных способов запоминания английских слов

Научно доказанные методы и хитрые мнемонические приемы для пополнения словарного запаса

105019 просмотров
preview-image
100 самых главных глаголов английского языка

С этим списком глаголов вы сразу же заговорите по-английски! Скажите: «Я», добавьте глагол — и вот вы уже можете рассказать, какой вы герой!

196018 просмотров
История и традиции Рождества в Великобритании и США
История и традиции Рождества в Великобритании и США

Что англичане называют «свинкой в одеяле»? Откуда пошел обычай целоваться под омелой? Кем был Санта-Клаус? И еще много вопросов и ответов в нашей статье о том, как и почему отмечают Рождество в Великобритании и США.

40721 просмотров
В чем разница между артиклями в английском языке
В чем разница между артиклями в английском языке

Разбираемся с «главным богатством английского языка» и самой большой болью изучающих — артиклями. Зачем они нужны и как понять, в каком случае какой артикль лучше поставить, выясним в этой статье.

95014 просмотров