Гари Блейк — автор книги The Elements of Business Writing («Основы деловой переписки») и известный бизнес-консультант из Порт-Вашингтона. Он проводит семинары по деловому письму в США, консультирует по почте и избавляет присланные тексты от канцеляризмов и клише. В статье для портала Business Know-How он собрал 10 фраз, которых стоит избегать в рабочих имейлах. Пересказываем основные тезисы.
Если вы избавитесь от этих фраз, то документы и письма, которые вы составляете каждый день, сразу станут эффективнее, обещает Гарри. Вы улучшите имидж своей компании, научитесь доброжелательнее реагировать на претензии и возражения, получать нужную вам информацию быстрее и сокращать тысячи ненужных слов.
1. Yours very truly / Sincerely yours / Very truly yours
На русский это можно перевести как «искренне ваш», «с искренним уважением». Вы никому не принадлежите, поэтому забудьте про yours (ваш). Такое обращение давно устарело. Вместо этого выбирайте лаконичное sincerely.
2. Please be advised that...
В дословном переводе это звучит так: «Пожалуйста, будьте предупреждены о том, что...». В более привычной нам формулировке смысл такой: «Пожалуйста, имейте в виду, что...», «Обратите внимание на то, что...». Но в формулировке please be advised фраза почти всегда избыточна.
Вообще advice — это совет. Согласитесь, мы чаще всего не раздаем советы в деловой переписке, а просто информируем, знакомим собеседника с фактами. В общем, вместо «Please be advised that the check is overdue» («Пожалуйста, обратите внимание на то, что чек просрочен») сформулируйте мысль лаконичнее и проще: «The check is overdue». А вместо «I advised him to call me tomorrow» напишите: «I asked him to call me tomorrow». Не перегружайте речь.
3. Kindly
Устаревшее слово из делового лексикона (у него и соответствующая пометка в словарях есть). Кембриджский словарь пишет: «Kindly используется, когда кто-то просит что-то сделать, особенно если это раздражающая просьба, но вы все-таки хотите быть вежливым». Например: «You are kindly requested to leave the building» («Просим вас покинуть здание»). Обычное please cработает куда лучше.
4. I have forwarded… / I am forwarding
«Я переадресовал», «Я пересылаю». В электронной почте forwarding имеет конкретное значение — пересылка чьего-либо письма. В других случаях (например, «Я пересылаю вам свою визитную карточку») просто используйте send.
5. Respectfully
Носителям русского языка может показаться, что в respectfully нет ничего криминального, что это про уважение и почтение. Но Гарри говорит, что слово звучит слишком формально и немного заискивающе.
По словам эксперта, оно вовсю используется в письмах об отказе: «I must respectfully disagree with your claim» («При всем уважении, я вынужден не согласиться с вашей претензией»). Возможно, автор сообщения думает так: «Если я напишу respectfully, то смягчу удар». На деле это не делает получателя письма счастливее, ведь заявление все равно отклонено.
6. Above-captioned / above referenced
Вышеуказанный, вышеупомянутый. После этих фраз собеседник вынужден будет оторваться от вашего письма, поднять глаза к строке RE, найти там информацию, потом повторно открыть письмо и продолжить читать. Разве не проще обобщить важную информацию в этом же письме?
Другими словами, если «вышеупомянутая претензия» относится к «делу №1548», почему бы не написать: «В претензии по делу №1548...»? Вся хитрость удачного письма в том, чтобы читателю было практически не на что отвлечься.
7. Please do not hesitate to contact me
«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне». В английском эта фраза — ужасное клише. Она звучала очень ярко и свежо почти полвека назад, а теперь расплачивается за свою былую популярность. Когда вы используете клише в переписке, вы тонко намекаете своему читателю, что мыслите шаблонами (причем не только в письме). Как бы безобидно ни звучала эта фраза, она делает автора абсолютно обезличенным. Заменяйте на «Please call me».
8. Please note that...
«Пожалуйста, заметьте, что...». Фраза может показаться невинной, но Гари Блейк считает, что она по своей интонации смахивает на то, как говорят учителя: «Now, pay attention!» («Так, а теперь внимание!»). Он советует избегать «Please note that...» в любом деловом письме или разговоре.
9. Enclosed please find
На русском фраза звучала бы так: «Ниже прилагается...», «К настоящему письму прилагается...». Истинное воплощение канцелярского стиля. Люди начинают общаться в таком стиле, когда отчаянно пытаются не использовать слово «я» или когда тупо копируют то, что видели в других письмах.
Что вообще должно значить слово find в этой конструкции? На эту тему есть хорошая шутка. Парень заходит в ресторан и заказывает стейк на ужин. Позже официант подходит к столику, заискивающе улыбается и спрашивает: «How did you find your steak?» («Как вы находите ваш стейк?»). Парень смотрит на официанта и говорит: «I just moved the mashed potatoes — and there it was!» («Я отодвинул картофельное пюре — и вот он, стейк!»).
И в русском языке, и в английском слово «находить» может использоваться в двух случаях. Во первых, найти что-то, что было спрятано, неизвестно где находилось («How did you find this restaurant?» — «Как ты нашел этот ресторан?»). Во-вторых, составить свое мнение о чем-либо: «I find this steak very delicious» («Я нахожу этот стейк очень вкусным»). В обоих языках второе значение звучит довольно пафосно.
Когда The Beatles возвращались домой после поездки в США, журналист спросил их: «How did you find America?» («Как вы нашли Америку?»). Один из битлов ответил: «Мы повернули налево в Гренландию». Этим все сказано! Не нужно ничего находить. Используйте enclosed is или I've enclosed.
10. Under separate cover
Многие используют эту фразу, когда хотят сказать, что пришлют какую-то информацию отдельным письмом: «The information you requested is being sent under separate cover». На самом деле это формальная и старомодная фраза. Когда слышишь или видишь слово cover (которое на русский может переводиться как «накрывать», «крышка»), сразу представляется большая кастрюля спагетти — и все, желание читать письмо испаряется.
Эти правила, конечно, не универсальны: если вам нужно отправить не имейл, а, скажем, формальное письмо на бумаге, соблюдайте официальный тон и не слушайте то, что рекомендует Гари. Еще очень важно оценивать тон собеседника: если он общается строго и официально, то может не оценить ваше стремление писать по-человечески. Чтобы не облажаться в переписке, нужно хорошо знать язык — только и всего.
