Записал себе задачу — и каждый раз мучительно переносишь ее на завтра. Сроки горят, самооценка падает, шеф нервничает. Главный редактор Skyeng Magazine Анастасия Кувшинова прошла через эти круги ада и рассказывает, что помогло ей больше не оттягивать время в подобных ситуациях.
Сейчас будут советы, которые я подсмотрела в книге «Джедайские техники» Максима Дорофеева, немного допилила под себя и обкатала на практике.
Когда на горизонте маячит дело, нужно понять, к какой категории оно относится — к задачам или проектам.
- Задачей можно считать все, что сформулировано предельно конкретно и делается на автомате. Например: «Добавить в статью ссылку на новое исследование Skyeng». Признак хорошей задачи — если вы записываете ее в таск-менеджер и в это время думаете: «Быстрее было бы просто сделать».
- Проекты всегда звучат гораздо масштабнее и страшнее: составить гайд для сотрудников Skyeng Magazine, найти редактора новостей, запустить рассылку. Да даже написать статью, если только ее нет в голове от начала и до конца, это тоже проект. Над ним нужно сначала подумать и выработать порядок действий.
Предельно конкретные действия, на которые вы разобьете проект, это и есть задачи. Если пока затрудняетесь с конкретикой всего процесса, сформулируйте хотя бы старт. Например, первый шаг к тому, чтобы найти редактора новостей — «Составить текст вакансии». Или даже конкретнее: «Спросить шеф-редактора Машу про пожелания к скиллам будущего редактора». Скоро вы заметите, что время вашей прокрастинации сокращается в несколько раз.
Все задачи я заношу на личную доску в трелло. Главное, чтобы они не перемешивались с проектами. Масштабные проекты я храню на другом носителе (в гугл-таблице), а небольшие сразу дроблю на задачки.
Как грамотно ставить себе задачи
1. Отводить на планирование 20-30 минут каждый день
Выписывайте задачки утром в тот же день или в конце предыдущего рабочего дня — как вам удобнее. Это помогает почувствовать себя спокойнее и не думать о делах круглые сутки.
2. Начинать с инфинитива
Формулировка «Лайфхак по тайм-менеджменту» не очень хороша: мозгу потребуется несколько секунд, чтобы вспомнить, что нужно сделать — написать его или отредактировать. Глагол в неопределенной форме облегчает ваше восприятие задачи и ускоряет процессы: «Написать лайфхак по тайм-менеджменту для Skyeng Magazine».
3. Добавлять максимум подробностей
Представьте, что вы садитесь за задачу в семь утра с дичайшим похмельем (я, конечно, утрирую). Чтобы мозгу не приходилось совершать лишнюю работу, выгружайте все подробности по максимуму. Уточняйте фамилию человека, если есть риск забыть, о ком вы написали. Прикрепляйте ссылки, которые помогут вам выполнить задачку. Так вам с первого взгляда будет ясно, что нужно делать и к кому бежать.
4. Мешать рабочее с личным
По большому счету, зайти в магазин за молоком, сделать домашку по английскому или записаться на йогу — такое же важное дело, как и любая рабочая задача. У меня work-life balance однозначно нарушен, поэтому я стала разбавлять рабочие задачи личными. И это работает.
5. Не путать задачи и события. Для событий есть календарь
«Договориться о встрече» — это задача. Сама встреча — уже нет. Это событие, железно привязанное к таймингу и задействующее других людей. Чтобы вовремя приходить на все встречи, я пользуюсь гугл-календарем. Удобно, что там можно настроить функцию еженедельного повтора встречи и поставить любое количество напоминаний. И да, сюда по желанию тоже можно включать личное.
Надеюсь, эти советы немного облегчат вашу жизнь. Чтобы узнать еще больше интересных фишек тайм-менеджмента и планирования, вы можете бесплатно получить запись нашего вебинара «Как научиться управлять временем и все успевать».
Вебинар ведет Марианна Лукашенко — доктор экономических наук, бизнес-тренер. Запись поможет вам понять, как находить время на любую важную задачу и при этом не забывать об отдыхе.
