Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.
05.08.2015
28996

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

  • правильно оформленным
  • коротким и содержательным
  • написанным по существу
  • написанным грамотно
  • вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

Структура делового письма

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Структура делового письма на английском языке

Дата

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

Обращение

  1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
  2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
  3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
  4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

Dear Mr Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Stevens:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

  1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
  2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
  3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

Общее содержание делового письма

  1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
  2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
  3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Правила написания делового письма на английском языке

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I'm; it's; don't и т. д., используйте полные формы)
  • эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления:

Читаем дальше:

Как правильно писать русские имена английскими буквами

Как правильно писать даты в английском языке

Деловой английский в США

Совещаемся по-английски

Пройдите бесплатный вводный урок compact
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Самое читаемое
100 популярных разговорных фраз на английском
100 популярных разговорных фраз на английском

Подходящие фразы выручат в любой ситуации: они помогут поддержать разговор и сделают речь живой и непринужденной. Распечатайте и выучите!

781256 просмотров
Неправильные глаголы
Неправильные глаголы английского языка

Таблица неправильных глаголов в английском — все равно что таблица умножения в математике. Основа основ! Хотите свободно говорить на языке? Выучите английские глаголы наизусть. В статье мы покажем, как легко запоминать разные типы глаголов, и приведем примеры с транскрипцией и переводом. В конце бонус: топ-200 неправильных глаголов и дополнительные материалы для изучения.

239997 просмотров
300 полезных английских слов и фраз для туристов
300 полезных английских слов и фраз для туристов

Английский для туристов: самые нужные 300 фраз, с которыми вы не пропадете в любой англоязычной стране. Словарики-памятки в подарок — распечатайте их и возьмите в дорогу!

218360 просмотров
«Расскажи мне о себе»: описание внешности человека на английском
«Расскажи мне о себе»: описание внешности человека на английском

Как описать себя или друга на английском? Цвет глаз, волос и кожи, комплекция и походка. Лексика по теме «Внешность человека» с иллюстрациями, переводом и примерами.

137643 просмотров
Как написать адрес на английском

Адрес на английском записывается в таком порядке: имя — номер дома — улица — квартира — город — индекс — страна. Хотите посмотреть примеры? Читайте статью!

137410 просмотров
Как правильно писать даты в английском языке
Как правильно писать даты в английском языке

Как писать даты на английском языке: главные правила и региональные особенности написания дат в английском и американском вариантах

135861 просмотров
100 полезных разговорных фраз на английском
100 полезных разговорных фраз на английском

ТОП-100 полезных английских фраз для туристов и путешественников: с ними вы будете готовы к любой неожиданной ситуации. Теперь – в формате, удобном для печати. Распечатайте, выучите, путешествуйте и общайтесь!

132942 просмотров
Как правильно писать русские имена английскими буквами?
Как правильно писать русские имена английскими буквами?

Вы незнакомы с правилами транслитерации и не знаете, как написать свое имя английскими буквами? Узнайте, как правильно пишутся ваши имя и фамилия на английском!

128413 просмотров
Как составить резюме на английском
Все секреты составления хорошего резюме

От правильности составления резюме зависит успех вашего устройства на работу. Секреты, советы, нюансы – читайте и покоряйте карьерные вершины!

119955 просмотров
Рассказ о себе на английском собеседовании
Рассказ о себе на английском собеседовании

Рассказ о себе на английском — важнейшая часть рабочего интервью. О том, как правильно ответить на вопрос «Could you describe yourself?», читайте в нашей статье. Важные советы, примеры удачных ответов с переводом — все для вашего успеха на собеседовании!

118718 просмотров
200 фраз и выражений для пребывания в гостинице
200 фраз и выражений для пребывания в гостинице

Дайджест английских фраз и выражений, которые пригодятся вам во время пребывания в гостинице — распечатайте и возьмите с собой в поездку. Золотая коллекция, необходимая каждому путешественнику!

105324 просмотров
70 английских фраз для приятной беседы
70 английских фраз для приятной беседы

Для каждой ситуации общения есть набор стандартных фраз: он поможет поддержать разговор без неловких пауз. Жаждете общаться с носителями языка? Вот вам 70 причин не бояться этого!

100891 просмотров