Структура письма
У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:
- Адрес отправителя
- Дата
- Адрес получателя
- Приветствие
- Вступление
- Основная часть
- Заключение
- Вежливое окончание
- Подпись
Поговорим подробнее про каждый из этих элементов.
Адрес отправителя
Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать либо в верхнем левом углу (под датой), либо в конце письма сразу под подписью. Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.
Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:
Pushkin Media Group ul. Partizanskava, d. 35 Moscow 121351 Russia |
Пушкин Медиа Групп улица Партизанская, д. 35 Москва 121351 Россия |
О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобиритании, читайте чуть ниже.
Дата
Когда пишете дату на деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год. Подробнее об этом мы писали здесь:
https://skyeng.ru/articles/kak-pravilno-pisat-daty-v-anglijskom-yazyke
В британском английском дата на письме пишется в правом верхнем углу, на одной строчке с адресом получателя, например:
Jonathan Livingston LLC 248A Marylebone Road London NW1 6JZ UK Mr Jonathan Barnes 20 September 2020 Chief Executive Officer InterContinental Hotels Group plc 68 Baker Street London NW2 2LK UK |
Jonathan Livingston LLC 248A Мэрилбоун-Роуд Лондон NW1 6JZ Великобритания Мистеру Джонатану Барнсу 20 сентября 2020 Главный исполнительный директор InterContinental Hotels Group plc 68 Бейкер-стрит Лондон NW2 2LK Великобритания |
В американском же варианте дата ставится сразу после адреса отправителя справа:
Viacom Inc. 1515 Broadway New York, NY 10036 United States August 07, 2019 Mr Gary Steed Head of Entertainment The CW Network LLC 3300 West Olive Avenue # 300, Burbank, CA 91505, United States |
Viacom Inc. 1515, улица Бродвей Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 10036 США 7 августа 2019 Мистеру Гэри Стиду Глава отдела развлекательного вещания The CW Network LLC 3300 Западная Оливковая авеню # 300, Бербанк, Калифорния, 91505, США |
Адрес получателя
Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:
- Имя и фамилия получателя
- Должность
- Название отдела (при необходимости)
- Название организации
- Номер дома, название улицы, номер офиса
- Город
- Индекс
- Страна
Пример:
Mr Harry White 20 December 2020 Chairman — Board of Directors Modest Management LLC 91 Baker Street London SW6 3BU UK |
Мистер Гарри Уайт 20 декабря 2020 Председатель совета директоров Modest Management LLC 91 Улица Бейкер Лондон SW6 3BU Великобритания |
Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список сокращений можно найти здесь:
https://abbreviations.yourdictionary.com/articles/state-abbrev.html
Пример:
Ms. Zelda Jones Chief Marketing Officer Widgets Inc. 989 Straight Road Springfield, OR 97477 United States |
Мисс Зельда Джонс Директор по маркетингу Widgets Inc. 989 Шоссе Стрэйт Спрингфилд, Орегон 97477 США |
Приветствие
Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:
- To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): на случай, если не знаете имени, пола и должности получателя;
- Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата.
- Dear sir/Dear madam (Уважаемый господин/Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата.
- Dear Mr. Johnson/Dear Ms./Mrs. Johnson/Dear Dr. Johnson/Dear Prof. Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что «Ms.» предпочтительнее «Mrs» при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо «Mr/Ms».
- Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной.
- Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов.
- Dear Gary/Dear Phoebe (Дорогой Гэри/Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.
Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:
- Dear Mr Styles,
- Dear Ms Nielsen,
В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
- Dear Mr. Reynolds:
- Dear Ms. Halliwell:
Вступление
В первом абзаце вы должны сообщить о цели вашего письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:
Для ответных писем:
- I am/We are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
- We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
- With reference to your letter of 15 June, I... — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
- In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
- I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
- Further to your last e-mail… — Отвечая на ваше последнее письмо…
Для выражения благодарности:
- Thank you for your letter regarding the... — Спасибо за ваше письмо о...
- Thank you for your letter of 6 May inquiring about... — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о...
- Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
- I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
- We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about ... — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
- In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in... — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…
Для формулировки общей цели:
- I am/We are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
- I recently heard about … and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…
Для обращения с просьбой:
- I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
- We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
- I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
- Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
- Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
- It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…
Для сопроводительных писем:
- I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
- I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.
Для писем-жалоб:
- I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
- I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
- I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff/some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды/некоторых людей в службе по работе с клиентами…
Основная часть
Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.
Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это на английском:
- We/I regret to inform you that... — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
- I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
- Unfortunately we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
- It is with great sadness that we inform you that... — С огромным сожалением мы…
- After careful consideration we have decided to... — После подробного обсуждения/тщательного рассмотрения мы решили…
Заключение
Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также запрос на действие. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключении можете использовать следующие фразы:
Для вложений (файлы, фото/видео):
- Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
- Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)
Для предложения помощи:
- If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
- Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне/к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
- If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне/к нам.
Для продолжения общения:
- I/we would appreciate your reply at your earliest convenience/at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности/в удобное для вас время.
- I am looking forward to hearing from you soon/ to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа/встречи с вами на следующей неделе.
- Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
- I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
- We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
- I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
- We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.
Для срочных вопросов:
- Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
- Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.
Для извинений:
- Once again, I am/we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалеем, что потратили столько вашего времени.
- Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.
Для благодарности:
- Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
- Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
- Thanks again for your assistance, consideration, and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.
Подпись
Наиболее формальные варианты подписей:
- Yours faithfully, — С искренним уважением, (подходит, если вам неизвестно имя получателя)
- Yours sincerely, — Искренне Ваш, (на тот случай, если вы знакомы с адресатом)
Менее официозные прощания в деловых письмах:
- All the best, — Всего наилучшего
- Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями
- Best wishes, — С наилучшими пожеланиями
Самые неформальные подписи:
- Best, — Всего наилучшего
- Take care! — Всех благ!
После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:
1. Имя-фамилия
2. Должность (при необходимости).
Общие советы
1) Проверяйте письма на ошибки: особенно когда доходит до имен и фамилий;
2) Соблюдайте вежливый и уважительный тон;
3) Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания;
4) Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз;
5) Используйте личное местоимение «I» («я), когда говорите о себе, и «we» («мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь;
6) Старайтесь использовать активный залог (Active Voice). Например:
Фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»);
7) Используйте модальные глаголы вежливости «could», «would» и «might», если о чем-либо просите получателя. Например:
Вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»)
Не используйте «can» и «will» при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно;
Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Письмо печатайте на стандартном листе формата A4.
Примеры писем
Закрепим полученные знания на примере самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:
75 New Road Lincoln LN2 3AE UK Jennifer Doherty 25 October 2020 Head Recruiter Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1−45 Durham Street London SE11 5JH UK Dear Ms Doherty, I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company. I recently graduated with honors from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in Marketing and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq. In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels. I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours. While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff. I look forward to discussing with you my application. Best regards, Lynette Peterson. |
75 Нью Роуд Линкольн LN2 3AE Великобритания Дженнифер Доэрти 25 октября 2020 Глава отдела по набору персонала Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1−45 Дарем-стрит Лондон SE11 5JH Великобритания Уважаемая мисс Доэрти, Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании. Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, на мой взгляд, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq. На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах. Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, на мой взгляд, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша. Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды. С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик. С наилучшими пожеланиями, Линетт Питерсон. |
Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте, что ничто так не закрепляет знания, как практика, поэтому смело применяйте их, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги на территории США или Великобритании, и сможете выгодно себя подать. Удачи вам!