Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Структура письма

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключение
• Вежливое окончание
• Подпись

Поговорим подробнее про каждый из этих элементов.

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать либо в верхнем левом углу (под датой), либо в конце письма сразу под подписью. Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

Pushkin Media Group ul. Partizanskava, d. 35 Moscow 121351 Russia

Пушкин Медиа Групп улица Партизанская, д. 35 Москва 121351 Россия

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобиритании, читайте чуть ниже.

Дата

Когда пишете дату на деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год. Подробнее об этом мы писали здесь:

https://skyeng.ru/articles/kak-pravilno-pisat-daty-v-anglijskom-yazyke

В британском английском дата на письме пишется в правом верхнем углу, на одной строчке с адресом получателя, например:

Jonathan Livingston LLC 248A Marylebone Road London NW1 6JZ UK   Mr Jonathan Barnes 20 September 2020 Chief Executive Officer InterContinental Hotels Group plc 68 Baker Street London NW2 2LK UK

Jonathan Livingston LLC 248A Мэрилбоун-Роуд Лондон NW1 6JZ Великобритания   Мистеру Джонатану Барнсу 20 сентября 2020 Главный исполнительный директор InterContinental Hotels Group plc 68 Бейкер-стрит Лондон NW2 2LK Великобритания

В американском же варианте дата ставится сразу после адреса отправителя справа:

Viacom Inc. 1515 Broadway New York, NY 10036 United States   August 07, 2019   Mr Gary Steed Head of Entertainment The CW Network LLC 3300 West Olive Avenue # 300, Burbank, CA 91505, United States

Viacom Inc. 1515, улица Бродвей Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 10036 США   7 августа 2019   Мистеру Гэри Стиду Глава отдела развлекательного вещания The CW Network LLC 3300 Западная Оливковая авеню # 300, Бербанк, Калифорния, 91505, США

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

• Имя и фамилия получателя
• Должность
• Название отдела (при необходимости)
• Название организации
• Номер дома, название улицы, номер офиса
• Город
• Индекс
• Страна

Пример:

Mr Harry White 20 December 2020 Chairman — Board of Directors Modest Management LLC 91 Baker Street London SW6 3BU UK

Мистер Гарри Уайт 20 декабря 2020 Председатель совета директоров Modest Management LLC 91 Улица Бейкер Лондон SW6 3BU Великобритания

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список сокращений можно найти здесь:

https://abbreviations.yourdictionary.com/articles/state-abbrev.html

Пример:

Ms. Zelda Jones Chief Marketing Officer Widgets Inc. 989 Straight Road Springfield, OR 97477 United States

Мисс Зельда Джонс Директор по маркетингу Widgets Inc. 989 Шоссе Стрэйт Спрингфилд, Орегон 97477 США

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

• To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): на случай, если не знаете имени, пола и должности получателя;
• Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата.
• Dear sir/Dear madam (Уважаемый господин/Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата.
• Dear Mr. Johnson/Dear Ms./Mrs. Johnson/Dear Dr. Johnson/Dear Prof. Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что «Ms.» предпочтительнее «Mrs» при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо «Mr/Ms».
• Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной.
• Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов.
• Dear Gary/Dear Phoebe (Дорогой Гэри/Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.

Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

• Dear Mr Styles,
• Dear Ms Nielsen,

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

• Dear Mr. Reynolds:
• Dear Ms. Halliwell:

Вступление

В первом абзаце вы должны сообщить о цели вашего письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

• I am/We are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
• We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
• With reference to your letter of 15 June, I... — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
• In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
• I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
• Further to your last e-mail… — Отвечая на ваше последнее письмо…

Для выражения благодарности:

• Thank you for your letter regarding the... — Спасибо за ваше письмо о...
• Thank you for your letter of 6 May inquiring about... — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о...
• Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
• I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
• We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about ... — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
• In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in... — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…

Для формулировки общей цели:

• I am/We are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
• I recently heard about … and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Для обращения с просьбой:

• I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
• We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
• Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
• Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
• It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…

Для сопроводительных писем:

• I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
• I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.

Для писем-жалоб:

• I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
• I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
• I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff/some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды/некоторых людей в службе по работе с клиентами…

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это на английском:

• We/I regret to inform you that... — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
• I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
• Unfortunately we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• It is with great sadness that we inform you that... — С огромным сожалением мы…
• After careful consideration we have decided to... — После подробного обсуждения/тщательного рассмотрения мы решили…

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также запрос на действие. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключении можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

• Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
• Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для предложения помощи:

• If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
• Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне/к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
• If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне/к нам.

Для продолжения общения:

• I/we would appreciate your reply at your earliest convenience/at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности/в удобное для вас время.
• I am looking forward to hearing from you soon/ to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа/встречи с вами на следующей неделе.
• Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
• I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
• We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
• I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
• We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.

Для срочных вопросов:

• Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
• Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.

Для извинений:

• Once again, I am/we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалеем, что потратили столько вашего времени.
• Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

Для благодарности:

• Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
• Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
• Thanks again for your assistance, consideration, and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

• Yours faithfully, — С искренним уважением, (подходит, если вам неизвестно имя получателя)
• Yours sincerely, — Искренне Ваш, (на тот случай, если вы знакомы с адресатом)

Менее официозные прощания в деловых письмах:

• All the best, — Всего наилучшего
• Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями
• Best wishes, — С наилучшими пожеланиями

Самые неформальные подписи:

• Best, — Всего наилучшего
• Take care! — Всех благ!

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

1. Имя-фамилия

2. Должность (при необходимости).

Общие советы

1) Проверяйте письма на ошибки: особенно когда доходит до имен и фамилий;

2) Соблюдайте вежливый и уважительный тон;

3) Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания;

4) Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз;

5) Используйте личное местоимение «I» («я), когда говорите о себе, и «we» («мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь;

6) Старайтесь использовать активный залог (Active Voice). Например:

Фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»);

7) Используйте модальные глаголы вежливости «could», «would» и «might», если о чем-либо просите получателя. Например:

Вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»)

Не используйте «can» и «will» при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно;

Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Письмо печатайте на стандартном листе формата A4.

Примеры писем

Закрепим полученные знания на примере самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

75 New Road Lincoln LN2 3AE UK   Jennifer Doherty 25 October 2020 Head Recruiter Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1−45 Durham Street London SE11 5JH UK   Dear Ms Doherty,   I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company.   I recently graduated with honors from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in Marketing and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq.   In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels.   I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours.   While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff.   I look forward to discussing with you my application.   Best regards,   Lynette Peterson.

75 Нью Роуд Линкольн LN2 3AE Великобритания   Дженнифер Доэрти 25 октября 2020 Глава отдела по набору персонала Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1−45 Дарем-стрит Лондон SE11 5JH Великобритания   Уважаемая мисс Доэрти,   Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании.   Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, на мой взгляд, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq.   На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах.   Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, на мой взгляд, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша.   Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды.   С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик.   С наилучшими пожеланиями,   Линетт Питерсон.

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте, что ничто так не закрепляет знания, как практика, поэтому смело применяйте их, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги на территории США или Великобритании, и сможете выгодно себя подать. Удачи вам!